LR Unit (Section A)

Land registry based on the real folio principle.

Some land registration systems consider any immovable asset, regardless its nature or situation, a subject matter of registration. Others restrict the concept only to those specified by law, or even create legal fiction of immovable assets with regard to the registration in the land registry.

1. Is there any specific provision in your law that regulates what can create a new land registry file (a new folio)? Could you please state that provision? What is the basic unit in the land registry? What can open a folio? Only Immovable assets by nature, or also immovable assets by legal fiction (by disposition of law)?

• A cadaster parcel
• An apartment
• A property right
• Special properties: networks
• Constrictions imposed by public law (“publiekrechtelijke beperkingen”) according to the Law on recognizability of public law related encumbrances on   immovable property (“Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken” (WKPB))
• Legally relevant facts (“rechtsrelevante feiten”), such as
• The output of a summons (section 38 Cadastre Act (hereafter: Kadw))
• A legal act (civil law) that can be registered (section 26 Kadw)
• Tutelage (“ondercuratelestelling”) (section 25 Kadw)

Article 3:16 paragraph 1 Dutch Civil Code (hereafter: BW) stipulates the following:

Artikel 3:16 lid 1 BW

Er worden openbare registers gehouden, waarin feiten die voor de rechtstoestand van registergoederen van belang zijn, worden ingeschreven.

Article 3:16 paragraph 1 BW

Entries concerning the juridical status of registered property are made in the land register, kept for that purpose.

A definition of registered property (“registergoederen”) is to be found in article 3:10 BW:

Artikel 3:10 BW

Registergoederen zijn goederen voor welker overdrach of vestiging inschrijving in daartoe bestemde openbare registers noodzakelijk is.

Article 3:10 BW

Registered property is property the transfer or creation of which requires entry in the land register, provided for that purpose.

The classic textbook examples of “registergoederen” are:

– Registered aircrafts (“teboekstaande luchtvaartuigen”: article 8:1306 paragraph 1 BW);

– Registered ships (“teboekstaande zeeschepen en binnenschepen”: article 8:199m 8:790 BW);

– Limited rights (“beperkte rechten”: article 3:98 BW); and

– Immovable goods (“onroerend goed”: article 3:89 paragraph 1 BW).

A definition of immovable property (“onroerende goederen”) can be found in article 3:3 paragraph 1 BW:

Artikel 3:3 lid 1 BW

Onroerend zijn de grond, de nog niet gewonnen delfstoffen, de met de grond verenigde beplantingen, alsmede de gebouwen en werken die duurzaam met de grond zijn verenigd, hetzij rechtstreeks, hetzij door vereniging met andere gebouwen of werken.

Article 3:3 paragraph 1 BW1

The following are immovable: land, unextracted minerals, plants attached to land, buildings and works durably united with land, either directly or through incorporation with other buildings or works.

In addition, there is important case law to be found on the interpretation of this provision. The landmark case in this context is the Portacabin case rendered by the Dutch Supreme Court (“Hoge Raad”) in 1997.

In this case, the Supreme Court held that “an object is immovable, provided it is, with regard to its nature and layout, intended to be durably united with the ground. If this is the case it does not matter whether the object is meant to be durably united with the ground, it is necessary to look a the knowable intentions of the constructor of the object or the person who has commissioned it.”

Last, it is to be noted that while the Dutch system is regarded to be a real folio system, it also possesses features of a personal folio system as it is also possible to retrieve an overview of the property that is registered on the name of a natural or legal person.

2. Could an immovable asset, being part of a bigger immovable asset already registered, be separated in the land registry by opening a new file (a new folio)?

Section 73 Kadw foresees in the possibility to separate an immovable asset from a bigger immovable asset which has already been registered.

Artikel 73 Kadw

• De Dienst kan besluiten tot splitsing of samenvoeging van percelen in bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te bepalen gevallen. Artikel 58, eerste en tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
• Een eigenaar van, of een beperkt gerechtigde met betrekking tot, een onroerende zaak, kan in bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te bepalen gevallen een verzoek tot splitsing of samenvoeging van percelen doen met betrekking tot die onroerende zaak, indien hij daarbij een redelijk belang heeft. Indien het verzoek afkomstig is van een beperkt gerechtigde moet de eigenaar van die onroerende zaak door de Dienst worden gehoord alvorens tot bijhouding kan worden overgegaan.
• Indien naar zijn oordeel nodig wint de daarmee belaste ambtenaar ter plaatse nadere inlichtingen in. Van het voornemen daartoe wordt alsdan mededeling gedaan overeenkomstig artikel 57, eerste lid. Artikel 57, tweede en derde lid, is van overeenkomstige toepassing.
• Voorts is artikel 67, tweede lid, van overeenkomstige toepassing.
• Voor zover het verzoek wordt toegewezen, vindt de bijhouding plaats op grondsalg van het relaas van bevindingen. Artikel 58, eerste en tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

Section 73 Kadw

• The Agency may decide to divide or amalgamate plots in cases to be determined by or pursuant to a General Administrative Order. Section 58, subsections 1 and 2 shall apply mutatis mutandis.
• The person named in the Cadastre as owner or person having limited entitlement with respect to an item of immovable property may, in cases to be determined by or pursuant to a General Administrative Order, make a request for the division or amalgamation of plots with respect to that immovable property if he has a reasonable interest in so doing. The request shall be submitted to the Agency office within whose district the immovable property in question is situated. Where the request comes from a person having limited entitlement, the person named in the Cadastre as owner with respect to that immovable property must be consulted by the Agency before updating can be carried out.
• Should the responsible official deem necessary, he shall gather further information on the spot. Notification of his intention so to do shall then be made in accordance with Section 57, subsection 1. Section 57, subsections 2 and 3 shall apply mutatis mutandis.
• Furthermore, Section 67, subsection 2, shall apply mutatis mutandis.
• Should the request be granted, updating shall be carried out on the basis of the report of findings. Section 58, subsections 1 and 2 shall apply mutatis mutandis.

– How are these situations organized: is there any link or connection between different real folios?

Please provide more cases according to your system.

– An apartment in the previous registered house, following a condominium situation (article 5:106 paragraph 1 BW)

– A piece of land on the previous registered plot, following a condominium situation (article 5:106 paragraph 2 BW)

– With regard to the above mentioned situations, it is to be noted that a change of the notarial deed, effectuating the separation, can take place (article 5:139 BW).

In order to effectuate such a division, a notarial deed that is drawn up for this purpose needs to be registered in the land register (article 5:109 paragraph 1 BW).

Artikel 5:109 lid 1 BW

De splitsing geschiedt door een daartoe bestemde notariële akte, gevolgd door inschrijving van die akte in de openbare registers.

Article 5:109 paragraph 1 BW

The division takes place by notarial deed intended for that purpose, followed by its entry in the land register.

– A piece of land which has been segmented from a bigger one (section 73 Kadw)

The Dutch system foresees in the possibility to trace back the origin of a newly formed real folio.

3. What is the legal criterion that defines the object of land registration (Please select all possibilities, applicable to your system):

• The nature of the asset
• The object of the contracts
• Legal relationships
• Identification capability

– Is there a connection between the object of the legal traffic and the land registry entity? If so, could you please describe this connection

All criteria enumerated above are applicable.

Artikel 20 Kadw

1. Indien een stuk ter inschrijving wordt aangeboden en het daarin vermelde in te schrijven feit betrekking heeft op een onroerende zaak of op een recht waaraan een zodanige zaak is onderworpen, vermeldt dit stuk de aard, de plaatselijke aanduiding zo deze er is, en de kadastrale aanduiding van die onroerende zaak onderscheidenlijk van de onroerende zaak die aan dat recht is onderworpen. Indien het in te schrijven feit betrekking heeft op een appartementsrecht, wordt in het ter inschrijving aangeboden stuk vermeld de plaatselijke aanduiding van het desbetreffende gedeelte van het gebouw dat is bestemd om als afzonderlijk geheel te worden gebruikt, alsmede de aard en de kadastrale aanduiding van dat appartementsrecht.

2. Onze Minister kan regelen vaststellen omtrent de wijze waarop de plaatselijke aanduiding, bedoeld in het eerste lid, in het ter inschrijving aangeboden stuk wordt vermeld.

Section 20 Kadw

1. Where a document is presented for registration and the fact contained therein which is to be recorded relates to a piece of immovable property or to a right to which such property is subject, this document shall state the nature, the local designation if any, and the cadastral code of that immovable property, or of the immovable property subject to that right, respectively. Where the fact to be recorded relates to an apartment right, the document presented for registration shall state the local designation of the relevant part of the building which is intended to be used as a separate whole, together with the nature and the cadastral code of that apartment right.

Our Minister may establish rules regarding the way in which the local designation referred to in subsection 1 is to be specified in the document presented for registration.

4. Identification of the LR entity: Is each land registry entity identified by a single identification number? Is it created, maintained and written off by the Land registry organization?

– If a Land Register identification number is applicable to your situation: could you please describe the way this LR ID number is structured. Could you please share a (specimen) identification number?

– Which other information is needed for a easy and complete identification of the entity? (Please select all possibilities, applicable to your system):

Each document which is offered for registration to the land registrar receives a single identification number (section 11c paragraph 1 Kadw).

Artikel 11c lid 1 Kadw

Elk stuk dat ter inschrijving wordt aangeboden, wordt door de bewaarder met bekwame spoed voorzien van een aantekening omtrent dag, uur en minuut van aanbieding en een uniek stukidentificatienummer, met dien verstande dat indien een stuk in elektronische vorm ter inschrijving wordt aangeboden die gegevens bij het desbetreffende stuk in het desbetreffende elektronisch gedeelte van de openbare registers worden geplaatst. Het bestuur van de Dienst regelt waaruit dit stukidentificatienummer bestaat en de wijze waarop het wordt gevormd.

Section 11c paragraph 1 Kadw

Each document that is offered for registration is attended by the registrar with adequate hurriedness to an entry concerning day, hour, and minute of the offer and a unique document identification number taking into account that if a document is offered for registration in electronic format, that this information is placed by the respective document in the respective electronic section of the land register. The board of the Agency regulates what the document identification number consists of and the way in which it is formed.

Again, the land register needs to be distinguished from the Cadastre. The identification number contained in the land register is unique nationwide and is further regulated in article 1a KR 1994.

Artikel 1a KR 1994

1. Het stukidentificatienummer, bedoeld in artikel 11c, eerste lid, eerste zin, van de wet bestaat uit de vermelding van achtereenvolgens:

a. de afkorting ‘OZ’, ‘SC’of ‘LU’, naar gelang inschrijving wordt verzocht in het in artikel 3, eerste lid, onder a, b onderscheidelijk c bedoelde register;

b. het nummer van het voor de inschrijving gereserveerde deel en nummer van het desbetreffende register.

2. Een stuk tot verbetering of een bijhoudingsverklaring als bedoeld in de artikelen 42 respectievelijk 46a, eerste lid, van de wet, dan wel een procesverbaal als bedoeld in artikel 45, tweede lid, van de Wet op het notarisambt, dat binnen 48 uur na de dag van verzending van een verzoek als bedoeld in artikel 21b, eerste lid, ter inschrijving wordt aangeboden, wordt in de openbare registers ingeschreven onder hetzelfde stukidentificatienummer als het stuk, waarop het stuk tot verbetering, de bijhoudingsverklaring of het proces-verbaal betrekking heeft.

Article 1a KR 1994

1. The document identification number, referred to in article 11c, paragraph 1, first sentence Kadw, consists of the indication of the following:

a. the acronym ‘OZ’, ‘SC’, or ‘LU’, depending on a requested registration in the register referred to in article 3, paragraph 1, under a, b, or c.

b. the number of the part reserved for registration and the number of the respective register.

2. A document of amendment or a declaration aiming at complementing the information contained in an earlier notarial deed, referred to in articles 42 respectively 46a, paragraph 1 Kadw, or a statement referred to in article 45, paragraph 2, Wet op het notarisambt, which is offered for registered within 48 hours after the day of transmission of an application referred to in article 21b, paragraph 1, will be registered in the land register under the same document identification number than the document to which the document of amendment, the declaration aiming at complementing the information contained in an earlier notarial deed, or the statement relates.

The identification number contained in the Cadastre however is unique but not nationwide. It consists of an indication of the community code, the section number, and a unique plot number.2

Further information needed for an easy and complete identification of the entity can be found in section 18 Kadw.

Artikel 18 Kadw

1. Onverminderd de overige uit deze titel voortvloeiende eisen moet een ter inschrijving aangeboden notariële akte, notariële verklaring of authentiek afschrift of uittreksel van een zodanige akte of verklaring vermelden:

1°. naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, woonplaats met adres en burgerlijke staat van de natuurlijke personen die blijkens het aangeboden stuk daarbij als partij zijn opgetreden;

2°. rechtsvorm, naam en woonplaats met adres van de rechtspersonen die blijkens het aangeboden stuk daarbij als partij zijn opgetreden;

3°. ten aanzien van natuurlijke en rechtspersonen die blijkens het aangeboden stuk voormelde partijen hebben vertegenwoordigd: de in de onderdelen a en b bedoelde gegevens, met uitzondering van de burgerlijke staat, alsmede de grond van hun bevoegdheid, met dien verstande dat voor natuurlijke personen die een kantoor houden of werkzaam zijn op een kantoor ten aanzien van aangelegenheden die dit kantoor betreffen in plaats van de woonplaats met adres ook het kantooradres vermeld kan worden.

Indien opgave van één of meer van deze gegevens niet mogelijk is, worden de redenen daarvan vermeld.

2. Andere ter inschrijving aangeboden stukken vermelden, zo mogelijk, dezelfde gegevens als in het eerste lid omschreven, tenzij anders voortvloeit uit hetgeen de wet voor een stuk van de aard als waarom het gaat, ten aanzien van de vermelding van voornamen, namen en woonplaatsen voorschrijft.

3. In elk geval worden de in het eerste lid omschreven gegevens opgegeven van de partij ten behoeve van wie de aanbieding ter inschrijving geschiedt. Zo het ter inschrijving aangeboden stuk één of meer van deze gegevens niet vermeldt en naar zijn aard niet voor aanvulling te dier zake vatbaar is, wordt vermelding van de ontbrekende gegevens en, zo opgave van één of meer dezer gegevens niet mogelijk is, de vermelding van de redenen daarvan in een nadere door of namens die partij ondertekende verklaring alsnog op het stuk gesteld of daaraan gehecht.

4. Zo een partij geen woonplaats in Nederland heeft, kiest zij ter zake van de inschrijving een woonplaats in Nederland.

5. Indien een partij in een ter inschrijving aangeboden stuk woonplaats heeft gekozen, wordt niettemin daarin ook de wettelijke woonplaats met adres vermeld.

Section 18 Kadw

1. Without prejudice to the other requirements arising from this Title, any notarial instrument, notarial declaration or certified copy or extract from such instrument or declaration presented for registration, shall state:

(i) the surname, forenames, date and place of birth, place of residence and address, occupation and civil status of any natural persons who according to the document presented have appeared therein as parties;

(ii) the nature, name, domicile and address of any legal entities which, according to the document presented, have appeared therein as parties;

(iii) the same particulars, except for occupation and civil status, with respect to natural persons and legal entities, which, according to the document presented have represented the aforementioned parties, and also the basis of their authority; on the understanding that, where it is not possible to provide one or more of these particulars, the reasons for this shall be stated.

2. Other documents presented for registration shall, if possible, state the same particulars as specified in subsection 1, unless for a document of the type involved the law prescribes otherwise as regards the specification of forenames, surnames and places of residence.

3. In each case, the particulars specified in subsection 1 shall be given in respect of the party on whose behalf the documents are being presented for registration. Where a document presented for registration fails to state one or more of these particulars and, by its nature, is not capable of being completed in this respect, mention of the missing particulars and, where specification of one or more of these particulars is not possible, statement of the reasons for this, shall be made in a declaration signed by or on behalf of the party on the document or attached thereto.

4. Where a party does not have a domicile in the Netherlands it shall, for the purposes of the registration, elect a domicile in the Netherlands.

5. Where a party has elected a domicile in a document presented for registration, its legal place of residence and address shall nevertheless also be stated therein.